Il Garante per la protezione dei dati personali ha stabilito con il Provvedimento n. 363 del 23 giugno 2025 che è illegittimo per un datore di lavoro rendere accessibili ai colleghi o al pubblico interno i motivi specifici delle assenze dei dipendenti (ad esempio “malattia”, “infortunio”, “permesso legge 104”, ecc.). Tali dati sono considerati personali e sensibili, e la loro divulgazione viola il GDPR e il Codice Privacy italiano. Il datore può pubblicare solo turni o assenze generiche, senza specificare la causa.
Introduzione
Quando un’azienda diffonde le cause dell’assenza dei lavoratori (anche tramite sigle su bacheche aziendali o email interne), rischia di violare gravi principi privacy. Il caso esaminato ha riguardato l’uso di abbreviazioni come “MAL”, “INF”, “104”, “PS” (per “malattia”, “infortunio”, permessi ex Legge 104/1992, permessi sindacali rispettivamente), affisse in luoghi frequentati da tutti i dipendenti. Il Garante ha chiarito che questa pratica è vietata e sanzionabile. Questo articolo spiega cosa cambia realmente per i lavoratori.
Regola generale
Dati personali e sensibili:
GDPR e Codice Privacy tutelano i dati personali di natura sensibile, tra cui la salute o elementi che la rivelano. Argomenti come “malattia” sono informazioni sulla salute, e quindi qualificati come dati sensibili.Provvedimento del Garante (n. 363/2025):
È stato sanzionato un datore che aveva divulgato queste informazioni all’intero personale tramite bacheche ed email interne. Anche sigle o acronimi che indicano malattia, infortunio o permessi sindacali rientrano nei dati sensibili, e quindi costituiscono illecito trattamento.Cosa è permesso:
Il datore può indicare solo l’assenza generica o la necessità di una sostituzione operativa senza entrare nel dettaglio del motivo. È legittimo dettagliare turni o orari purché non associati a sigle che ne rivelino la natura.
Casi particolari / deroghe
Legge 104/1992:
Anche i permessi previsti dalla L. 104 sono dati sensibili se resi pubblici. Non è possibile indicare esplicitamente questo tipo di assenza nei documenti o nelle comunicazioni accessibili a tutti.Documenti interni riservati:
Il datore può registrare internamente il motivo dell’assenza per scopi legittimi (gestione del rapporto, sicurezza, sostituzioni), ma l’informazione deve restare riservata e accessibile solo al personale autorizzato (ufficio del personale, sala operativa, medico competente, ecc.).CCNL o contratti pubblici:
Alcuni contratti collettivi prevedono modalità di comunicazione delle assenze. Tuttavia, non possono in alcun caso derogare al divieto di pubblicazione dei motivi.
Diritti del lavoratore, rischi e cosa fare subito
Diritti del lavoratore
Diritto alla privacy: non si possono diffondere i motivi specifici dell’assenza.
Diritto ad essere informato: il lavoratore deve sapere come vengono trattati i suoi dati.
Diritto alla rettifica/cancellazione: il dipendente può chiedere la rimozione di informazioni divulgate in modo illecito.
Rischi per il datore di lavoro
Sanzioni amministrative: possibili multe molto elevate, oltre ad altre misure correttive.
Conflitti interni: la diffusione indebita di dati può danneggiare la fiducia dei dipendenti.
Contenzioso: la violazione espone l’azienda a contenziosi legali.
Domande frequenti
1. Se l’azienda usa solo sigle (es. “MAL”, “INF”) è sufficiente per violare la privacy?
Sì. Anche abbreviazioni che rimandano a stati di salute o permessi speciali rientrano nei dati sensibili.
2. È possibile indicare in bacheca solo che un lavoratore è “assenza non giustificata” o “permesso”?
Meglio evitare. Anche queste diciture possono implicare motivazioni, ed è preferibile limitarsi a indicare l’assenza senza specificare il motivo.
3. La pubblicazione dei tassi di assenza in forma aggregata è consentita?
Sì, purché i dati siano aggregati e non collegabili a singoli lavoratori. In questo caso non si violano i principi di tutela della privacy.
4. Quali sono gli articoli del GDPR e del Codice Privacy rilevanti in questo caso?
Il GDPR richiama in particolare l’articolo 9 sui dati sensibili e l’articolo 5 sui principi di trattamento. Il Codice Privacy recepisce tali regole e ne rafforza l’applicazione in Italia.
Conclusione
Pubblicare i motivi delle assenze dei dipendenti, anche sotto forma di sigle, è vietato. Lo ha ribadito il Garante con il Provvedimento n. 363 del 23 giugno 2025. Questa prassi lede la dignità del lavoratore e può comportare sanzioni pesanti per l’azienda. I lavoratori hanno il diritto di opporsi e di chiedere la rimozione immediata di tali informazioni.
Call to action: se la tua azienda diffonde i motivi delle assenze, rivolgiti subito al sindacato o a un esperto di privacy: puoi ottenere la correzione della prassi e la tutela dei tuoi diritti.
Leggi i nostri approfondimenti sulla privacy nel rapporto di lavoro.
